Wat is Open Space

Open Space Conferentie

Wat is het?
De ‘Open Space Conferentie’ wordt ook wel eens de ‘geïnstitutionaliseerde koffiepauze’ genoemd. Conferentiebezoekers ervaren de koffiepauzes vaak als het belangrijkste onderdeel van een conferentie. Zij leggen persoonlijke contacten, wisselen informatie uit en maken gezamenlijke plannen. De Open Space Conferentie is weliswaar strak georganiseerd, maar het inhoudelijke verloop blijft open. Alleen het algemene thema staat vast. De deelnemers kunnen zelf (spontaan) workshops aanbieden over voor hen relevante onderwerpen. Zij zijn vrij zelf hun workshops te kiezen. Hierdoor worden mensen actiever. De deelnemers leggen de resultaten van hun workshops schriftelijk vast. Al tijdens de conferentie zijn de resultaten via fotoverslagen ook voor andere deelnemers toegankelijk, zodat iedereen ook van andere discussies op de hoogte is.

Wat kan het opleveren?

• Een snel maar goed overzicht van de onderwerpen die leven onder de deelnemers van de conferentie
• Nieuwe perspectieven
• Meer betrokkenheid en draagvlak onder de deelnemers, omdat zij zelf het initiatief kunnen nemen

Frequentie en doorlooptijd
Op zich zelf staand evenement. Duur: 0,5-4 dagen.

Wanneer gebruiken
Aan het begin van een project om:

• onderzoeksvragen te verzamelen
• een onderwerp vanuit zo veel mogelijk perspectieven te belichten
• oplossingsideeën en beleidsopties te ontwikkelen

Wanneer beter niet gebruiken
Als:

• het onderwerp niet echt belangrijk is voor de deelnemers: deelnemers moeten betrokken zijn, anders lopen de workshops niet
• de organiserende instantie niet echt open staat voor álle onderwerpen
• de vraagstelling te specifiek is  

Voordelen
Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de kennis en de motivatie van de deelnemers.Het zal heel duidelijk worden welke (deel-)onderwerpen leven en welke niet en waar behoefte aan vervolgonderzoek bestaat.

Valkuilen
Als er weinig of niets gedaan wordt met de resultaten kan dat tot onvrede onder de deelnemers leiden. Maak van te voren duidelijk wat u van plan bent met de resultaten te doen.

Deelnemers
Bijzonder geschikt voor grote groepen. Van ongeveer 20 tot 1000 mensen. Hoe groter de groep, hoe meer procesbegeleiders nodig zijn voor de lopende documentatie.

Aandachtspunten
Open Space Conferenties vergen veel vertrouwen in de zelfsturing van de deelnemers. De organisatoren moeten het proces los kunnen laten.

(beschrijving afkomstig uit de  Praktijkwijzer van de MNP Leidraad Stakeholderparticipatie , paragraaf 5.5)